道德意见303

无关联靠谱的滚球平台共享办公空间和服务

Unaffiliated lawyers may share office space and related services so long as the arrangements for such sharing do not compromise the confidentiality of each attorney’s client information, 每个靠谱的滚球平台的独立性, 以及每位靠谱的滚球平台各自遵守《靠谱的滚球平台》的义务. 除了, 共享安排的结构必须不让公众觉得，这些靠谱的滚球平台其实没有关联.

适用的规则

• 规则1.6(信息保密)
• 规则1.7(利益冲突)
• 规则1.10(推定不合格)
• 规则7.1(关于靠谱的滚球平台服务的来文)
• 规则7.5(公司名称及信头)

调查

This Committee has been asked to address the ethical issues that arise when two or more attorneys agree to share office space and/or office services without forming a law firm or otherwise associating their practices. 当单独执业者从靠谱的滚球平台事务所租用办公空间和/或服务时，也会出现类似的问题. 就像其他考虑过这个问题的司法管辖区一样, we conclude that unaffiliated lawyers may share office space and/or office services subject to the continuing obligations of the individual attorneys to comply with rules of professional conduct.

讨论

它已经变得越来越普遍, 尤其是在像哥伦比亚特区这样的高成本大都市地区, 让靠谱的滚球平台在共用的办公套房里执业, 经常使用共用的办公室人员和设施. 通过这样的共享安排, 一名个人靠谱的滚球平台的前台管理费用, 支持人员, 会议室, 库, 复印机及传真机, 其他参与安排的靠谱的滚球平台的财政贡献可以按比例减少. 这些经济效益, 反过来, 帮助靠谱的滚球平台为客户提供具有成本效益的法律服务.

正如其他司法管辖区所承认的那样¹ 我们确认, 职业行为规则中没有规定禁止靠谱的滚球平台共用办公空间, 人员, 设备, 或费用. 然而, 虽然这种共享安排可能提供不可否认的经济利益, 他们也有可能产生道德问题，所有参与安排的靠谱的滚球平台都必须认识到并避免这些问题.

公共混乱

Office-sharing arrangements by unaffiliated attorneys create a risk of public confusion that the attorneys involved in such an arrangement are in fact affiliated with each other when no such professional relationship exists. D.C. 职业行为准则.第1条规定“靠谱的滚球平台不得就其本人或靠谱的滚球平台的服务作出虚假或误导性的宣传.“这项禁令适用于关于靠谱的滚球平台服务的重大失实陈述和重大遗漏, 包括靠谱的滚球平台的专业关系.

向公众传达的信息, 或明或暗, 关于靠谱的滚球平台之间的办公室和/或服务共享安排的性质，完全受规则7的约束.1，必须遵守其条款. 例如, 如果靠谱的滚球平台, B和C共用一间办公室，在同一抬头的信上写着“A靠谱的滚球平台事务所”, B和C,，那么公众会很自然地认为A, B和C在共同执业中互为关联. 看到 D.C. 职业行为准则.5(d), 评论[2](“靠谱的滚球平台共用办公设施, 但实际上他们并不是合作伙伴, 可以不把自己命名为, 例如, 史密斯和琼斯, 因为这个标题暗示着法律实践中的合伙关系。”. 如果没有这种关系, 公众会对这些靠谱的滚球平台之间关系的真实性质产生误解.²

同样，如果独立靠谱的滚球平台A从靠谱的滚球平台事务所B租用场地和服务，C & 办公室附近唯一的标志是“B, C的靠谱的滚球平台事务所” & D,，那么公众自然会认为A靠谱的滚球平台隶属于B靠谱的滚球平台事务所, C & D. 再一次, 公众会对这些靠谱的滚球平台之间关系的真实性质产生误解. 为了避免这种潜在的混淆, all attorneys in office-sharing arrangements should prominently display signage at the entryway to the office space that accurately describes the nature of the separate legal practices operating within that space. 看到 维吉尼亚Commw. 酒吧Cmte. 在道德 & 教授. Op. 874 (1987) (sole practitioner sharing office with law firm should ensure signage and directory indicate lawyer’s solo practice and lack of affiliation with law firm).

公众对共用办公室安排感到困惑的另一个原因是接听共用办公室电话的方式. 接待员在接听公用办公室电话时说:“早上好。, A靠谱的滚球平台事务所, “B和C”向公众传播了与上面讨论的信头例子相同的误导性信息. 这样更好, 当然, 共享靠谱的滚球平台有单独的电话线，可以由共享接待员以每个靠谱的滚球平台的名义单独接听, 但这可能并不总是可行的. 当它不是, the shared receptionist must be circumspect in implying an association of the unaffiliated attorneys by the manner in which the office telephone is answered or by any other acts suggesting relationships between the attorneys when none exist. 以避免任何暗示个人靠谱的滚球平台之间的联系, 在接听普通电话时，正确的问候语应该是“靠谱的滚球平台事务所”.” 看,e.g., 俄亥俄州伦理行动. 95-1 (1995); 康涅狄格 Ethics Op. 89-3 (1989); 罗德岛州道德行动. 88-5 (1988).

参与办公室共享安排的靠谱的滚球平台必须确保在所有沟通中说明其业务的性质, 公众并不困惑, 欺骗或误导，有任何公司, 伙伴关系, 企业, “靠谱的滚球平台关系”或靠谱的滚球平台之间不存在的其他关系.³ 至少, 这包括避免使用任何书面交流——比如信笺, 名片, 办公室的迹象, 或者广告——以一种暗示实际隶属关系的方式结合或链接共享靠谱的滚球平台的做法. 看到 ABA正式Op. 310 (1963). 如果潜在客户对这种安排中靠谱的滚球平台之间的关系感到困惑, 靠谱的滚球平台应该采取措施来解决这种困惑, 包括明确声明不与同一办公室的其他靠谱的滚球平台有任何关系.

客户保密

Another concern in office- and/or service-sharing arrangements between unaffiliated attorneys is preserving the confidences and secrets of each attorney’s clients as required by D.C. 规则1.6. The attorneys involved in the office-sharing relationship must ensure that their own actions and those of the professional and 支持人员 they are responsible for supervising fully comply with this obligation and protect client confidences and secrets.

在办公室共享安排中，有无数的后勤可能性，可想而知，这可能会威胁到客户的机密性. 个人靠谱的滚球平台的文件和公共或共享办公区域的存储空间必须以保护客户机密的方式处理. An attorney in an office-sharing arrangement should not leave confidential client files in any unlocked file cabinets or storage areas within shared office space where they might be accessed and confidentiality compromised by unauthorized individuals.

同样的保密问题同样适用于计算机记录和工作文件. It would be impermissible for unaffiliated attorneys to have unrestricted access to each other’s electronic files (including e-mails and word processing documents) and other client records. 如果不使用单独的计算机系统, 每个靠谱的滚球平台的客户机密信息都应受到保护，防止未经授权的访问，并保护客户的机密和秘密.⁴ 类似的, 共享办公空间的靠谱的滚球平台应该考虑共享一条传真线路的道德影响, 这可能会使客户的机密信息落入未授权方的手中, 包括共享办公空间的无关联靠谱的滚球平台. 看到 罗德岛州道德行动. 93-99 (1994); 另请参阅 科罗拉多州道德行动. 89 (1991).⁵

不管在特定的共用办公室安排方面采取了什么具体措施, the bottom line is that attorneys participating in such arrangements must take all steps reasonably necessary to protect the confidentiality of their individual client information. 这包括靠谱的滚球平台个人谨慎行事，避免泄露信息, 未经客户同意, confidential client information in discussions they might have within the shared office space about their respective cases and the appropriate oversight of employees to ensure that they similarly protect client confidences and secrets. 在办公室共享关系涉及共享员工的情况下, the lawyers participating in the arrangement should take affirmative steps to instruct these employees on their obligations to preserve client confidences and undertake the continuing oversight necessary to ensure that this is done.

专业的独立

与其他无关联靠谱的滚球平台共享办公空间和/或服务的靠谱的滚球平台也必须努力保护其各自业务的独立性. 参与办公室共享安排的靠谱的滚球平台很自然会依赖彼此作为业务推荐的来源, 不在办公室时的后备报道, 或者只是在棘手的法律问题上提供意见. 但, 这样做的时候, 靠谱的滚球平台必须小心地保护他们和每个客户之间存在的靠谱的滚球平台-客户关系. 不管随着时间的推移，办公室内的关系会变得多么方便, 在办公室共享关系中的靠谱的滚球平台在法律实践中不是合作伙伴，也不能这样对待对方.

利益冲突

职业独立的问题不仅仅是一个理想的问题, 因为它直接影响到办公室共享靠谱的滚球平台所代表的客户之间潜在利益冲突的处理. D的要求.C. 规则1.7, 处理一般的利益冲突, 而其他利益冲突规则则归咎于D项下“与公司有关联”的其他靠谱的滚球平台.C. 规则1.10. 对规则1的注释[1].10 provides that “[T]wo practitioners who share office space and occasionally consult or assist each other ordinarily would not be regarded as constituting a firm. 然而, 如果他们以某种方式向公众展示自己，表明他们是一家公司或以一家公司的方式行事, 就规则而言，他们应被视为一家公司.评注继续承认，在作出这一决定时, it is important to take into account not only the terms of any formal agreement between the lawyers but also whether “they have mutual access to confidential information concerning the clients they serve.” Id.; 另请参阅 D.C. 酒吧Op. 根据规则1推定取消资格.10 .恰当地发现，办公室共享者被列为不合格靠谱的滚球平台的“靠谱的滚球平台”。.

这是一项本质上基于事实的调查，针对特定办公室共享关系的独特事实和情况. 但重要的是要认识到，办公室共享安排可以, 在某些情况下, 制造冲突问题，可能会取消参与这些安排的靠谱的滚球平台的资格. 看,e.g., 美国靠谱的滚球平台协会非正式道德操行. 1486年2月. 8, 1982) (lawyer may rent space from a law firm even though the lawyer and the law firm represent potentially adverse interests provided that appropriate care is taken to protect client confidences and clients consent to representation after disclosure); 美国靠谱的滚球平台协会非正式道德操行. 1474年(1月. 18, 1982) (military lawyers working in same office and sharing common secretaries and filing facilities should avoid representing conflicting interests); Virginia Ethics Opin. 677(4月. 2, 1985) (lawyer sharing office space and expenses with another lawyer may not represent husband in divorce if office-sharer previously represented husband and wife in property settlement that is at issue in divorce action); In re Sexson, 613 N.E.2d 841 (Ind. 1993年)(靠谱的滚球平台共用办公空间, 秘书, 信头, 电话线路, 以及获取机密信息的权限, it was reasonable for client to assume that lawyers were members of same firm; lawyer could not represent wife in divorce action when another office-sharer represented husband in personal injury claim). Attorneys who wish to share office space must ensure that these arrangements do not create the appearance of an impermissible conflict of interest or otherwise adversely affect their ability to zealously represent their clients.

调查没有. 00-8-32
通过日期:2001年2月21日

1. 至少八个其他州靠谱的滚球平台组织(加州), 科罗拉多州, 康涅狄格, 马里兰, 密歇根, 俄亥俄州, 罗德岛州, 和弗吉尼亚州)解决了无关联靠谱的滚球平台之间的办公室和/或服务共享安排. 所有人都同意这样的安排，但有不同的资格要求，以确保遵守本文所述的道德规则. 看,e.g.加州伦理咨询公司. 1997-150 (1997); 科罗拉多州道德行动in. 89 (1991); 康涅狄格 Ethics Opin. 90-27 (1990); 马里兰 Ethics Opin. 88-10 (1987); 密歇根 Informal Ethics Opin. CI-1045 (1984); 俄亥俄州伦理行动in. 89-36 (1989); 罗德岛州道德行动in. 88-5 (1988); Virginia Ethics Opin. 874 (1987).
2. 在目录列表中表示共享靠谱的滚球平台关系的方式也可能引起同样的混淆, 办公室的迹象, 还有广告，以及分享靠谱的滚球平台向客户和其他公众介绍对方的方式.
3. 一般认为，使用“靠谱的滚球平台”一词来指称仅仅共用办公空间的靠谱的滚球平台是不恰当的. 堪萨斯州伦理意见. 83-34 (1983), 83-34A (1984); 密歇根 Informal Ethics Opin. CI-1081 (1984); Oreg在道德 Opin. 1991-12 (1991).
4. 在某种程度上使用共享计算机系统, 很可能由相同的员工或第三方承包商提供技术支持和其他服务系统. 在这种情况下, 提供技术支持的人员, 就像所有共享的员工或承包商一样, 必须被告知他们有义务为客户保密, 相关的靠谱的滚球平台必须确保这一点得以实现.
5. 不能使用私人传真线路的地方, 可能有必要向潜在用户说明这一点, 特别的客户, 传真的通讯内容不是私人的. 参见密歇根非正式伦理意见. RI-249 (1996).